Nous avons été mandatés par votre syndicat des copropriétaires pour assurer la mission de syndic de votre copropriété. À ce titre, nous collectons et traitons des données personnelles vous concernant en tant que copropriétaire.
Nous vous expliquons dans cette notice d’information quelles sont les caractéristiques du traitement de vos données personnelles, quels sont vos droits sur vos données et comment vous pouvez les exercer.
Qui est le responsable du traitement de vos données personnelles ?
Le responsable du traitement de vos données personnelles est la société Maestro Syndic, dont le numéro SIREN est 453 339 897, ayant son siège social au 14 rue de Plélo à Rennes (35000). Il est identifié dans cette notice d’information par « nous ».
La société Sofingi, société mère du groupe Giboire, dont le numéro SIREN est 384 454 898, ayant son siège social 2 place du Général Giraud à Rennes (35000), est responsable conjointe du traitement de vos données personnelles pour la communication d’informations sur nos activités et celles des autres sociétés du groupe.
Quelles données personnelles traitons-nous ?
A l’occasion de notre mandat, nous collectons les données personnelles suivantes.
Catégorie des données personnelles
Données d’identification
Données de contact
Données familiales
Données relatives au bien
Données d’identification de la personne morale que vous représentez le cas échéant
Données de connexion (extranet)
Données personnelles
Nom, prénom, genre, date et lieu de naissance
Adresse postale, adreese e-mail, numéro de téléphone
statut matrimonial, régime matrimonial
Adresse du bien, caractéristiques du bien
Dénomination sociale, forme sociale, capital social, numéro SIREN, adresse du siège social, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel
Identifiants, adresse IP, journaux de connexion
Pourquoi traitons-nous vos données personnelles (finalités du traitement) ?
Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes
Finalités
Exécution de la mission de syndic confiée par le syndicat des copropriétaires de la copropriété :
Organisation de la tenue et du suivi de l’assemblée générale (notamment convocation des copropriétaires, établissement de la feuille de présence, notification du procès-verbal d’assemblée générale)
Gestion des opérations financières et tenue de la comptabilité générale de la copropriété (notamment tenue de la comptabilité de chaque copropriétaire, appels de provisions sur budget prévisionnel, appels sur régularisations de charges, appels des cotisations du fonds de travaux)
Administration et gestion de la copropriété en conformité avec le règlement de copropriété (notamment établissement et mise à jour de la fiche synthétique de copropriété et de la liste des copropriétaires, détention des archives du syndicat des copropriétaires, dont le registre des procès-verbaux des assemblées générales, mise à disposition d’un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés)
Communication avec le copropriétaire représentant le syndicat des copropriétaires sur l’exécution du mandat
Communication avec le conseil syndical pour les copropriétaires qui en font partie
Communication avec vous en cas de besoin
Exécution des obligations légales (Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 et loi n° 70-9 du 2 janvier 1970)
Gestion des contentieux
Réalisation d’enquêtes de satisfaction pour évaluer et améliorer la qualité de nos services
Communication d’informations sur les activités des sociétés du groupe Giboire :
Communication d’informations sur nos activités et celles des autres sociétés du groupe Giboire
Transmission de données personnelles à la société Sofingi et aux autres sociétés du groupe Giboire dans le même but
Catégories de données
Données d’identification
Données de contact
Données familiales
Données professionnelles
Données d’identification de la personne morale
Données relatives aux biens
Données d’identification (nom, prénom)
Données de contact (adresse postale, adresse e-mail)
Données d’identification (nom, prénom)
Données de contact (adresse postale, adresse e-mail)
Données d’identification de la personne morale (adresse du siège social, adresse e-mail professionnelle)
Qu’est-ce qui nous autorise à traiter vos données personnelles (base légale du traitement) ?
Finalités
Exécution de la mission de syndic confiée par le syndicat des copropriétaires de la copropriété
Réalisation d’enquêtes de satisfaction pour évaluer et améliorer la qualité de nos services
Communication d’informations sur les activités des sociétés du groupe Giboire
Bases légales
Notre intérêt légitime à assurer la mission de syndic confiée par le syndicat des copropriétaires pour les données qui ne sont pas traitées en vertu de nos obligations légales
Exécution de nos obligations légales (loi du 10 juillet 1965 et loi du 2 janvier 1970)
Notre intérêt légitime à suivre et améliorer la qualité de nos services
Votre consentement lorsque la communication est effectuée par voie électronique, que vous n’êtes ni un professionnel, ni un client
NB : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment comme indiqué ci-dessous
Notre intérêt légitime à communiquer des informations sur les activités des sociétés du groupe Giboire en dehors des cas basés sur votre consentement
NB : vous disposez du droit de vous opposer à ce traitement comme indiqué ci-dessous
Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?
Vos données personnelles sont accessibles aux destinataires internes au responsable de traitement ci-dessous et, de façon limitée au strict nécessaire, aux destinataires externes ci-dessous.
Destinataires internes
Direction
Gestionnaires de coproriété
Service comptabilité
Destinataires externes
Sociétés du groupe Giboire
Prestataires ou autres destinataires
Fournisseurs informatiques (sous-traitants)
Sofingi (fonctions supports), Giboire SAS (gestion locative et location), Giboire transaction, Giboire immobilier neuf, Giboire construction, Le Pod
Conseil syndical, notaires, syndics, banques, collectivités locales, prestataires divers, agences immobilières, avocats, commissaires de justice, juridictions
Fournisseurs de solutions de productivité et de stockage
Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Nous conservons vos données personnelles pendant la durée du mandat de syndic
Au terme du mandat, nous conservons les données personnelles nécessaires à la communication d’informations sur les activités des sociétés du groupe Giboire pendant 3 ans à compter de la fin du mandat ou du dernier contact à votre initiative.
Nous conservons par ailleurs en archives intermédiaires les données personnelles qui sont nécessaires pour exercer et prouver nos droits, pendant la durée du délai de prescription applicable, soit 5 ans.
Les données conservées en vertu de dispositions légales le sont pour la durée prescrite par celles-ci.
Où sont situées vos données personnelles ?
Vos données personnelles sont stockées sur nos serveurs internes et sur ceux de nos fournisseurs informatiques qui sont situés sur le territoire de l’Union européenne.
Quels sont vos droits concernant vos données personnelles ?
Conformément à la réglementation applicable en France à la protection des données personnelles, à savoir la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés telle que modifiée par les lois subséquentes et le Règlement du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous pouvez exercer les droits ci-dessous.
Droit d’accès à vos données personnelles et à l’information sur les caractéristiques de leur traitement
Droit de retirer votre consentement, lorsque le traitement est basé sur celui-ci
Droit à la portabilité de vos données personnelles dans un format structuré et courant lorsque le traitement repose sur votre consentement ou l’exécution du contrat
Droit de rectification de vos données personnelles qui seraient inexactes
Droit à la limitation du traitement de vos données personnelles
Droit de ne pas faire l’objet d’une décision entièrement automatisée
Droit à l’effacement de vos données personnelles dans certains cas
Droit d’opposition au traitement lorsque celui-ci est basé sur notre intérêt légitime
Droit de donner des directives sur le sort de vos données post mortem
Vous pouvez exercer l’un ou l’autre des droits ci-dessus en vous adressant à notre référent concernant la protection des données personnelles à nos coordonnées postales ci-dessus ou à l’adresse suivante : dpo@giboire.com.
Nous serons en droit de vous facturer les frais liés à la réalisation de toute copie de vos données personnelles au-delà de la première ou à l’exercice de vos droits en cas de demande injustifiée ou excessive.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL en cas de litige concernant les traitements ci-dessus de vos données personnelles. Vous pouvez contacter la CNIL à l’adresse suivante : 3 place de Fontenoy, 75007 Paris ou via le formulaire suivant : https://www.cnil.fr/fr/adresser-une-plainte
Au-delà des droits issus de la réglementation sur la protection des données personnelles, vous disposez du droit de vous inscrire sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique (https://www.bloctel.gouv.fr) si vous avez la qualité de consommateur.